Finalmente avete deciso di sposarvi, e adesso? Come mi muovo, da cosa comincio per organizzare il matrimonio?
Queste sono solo alcune delle domande che sicuramente ti farai. Sicuramente una wedding planner potrà aiutarti nell’organizzazione del tuo giorno perfetto, ma qualora volessi optare per organizzare da te il tuo matrimonio, ecco una piccola guida con la time line essenziale che ti consentirà di arrivare preparata al gran giorno senza dimenticare niente.
Tipicamente ci si organizza con almeno un anno di anticipo, quindi prenderemo in considerazione questo come periodo, 12 mesi, fino al giorno delle nozze.
12 mesi
– Almeno con un anno d’anticipo è bene cominciare a pensare alla data delle nozze, e di conseguenza, va deciso dove verrà celebrata la cerimonia.
Matrimonio Religioso
– Cercate di capire in che periodo, e poi di conseguenza, in che data vi piacerebbe sposarvi. Recatevi quindi dal vostro parroco per verificare se la data che avete scelto sia effettivamente disponibile. In questa occasione è possibile già valutare la data per il corso prematrimoniale (obbligatorio) e per ottenere il nulla osta in caso vogliate sposarvi in una chiesa diversa dalla vostra.
Matrimonio Civile
– Ipotizzata la data del vostro matrimonio è necessario fissare un appuntamento per la “Promessa di Matrimonio” con il Comune di Residenza. Durante questo incontro l’incaricato verificherà i documenti dei futuri sposi e acconsentirà a fissare la data della cerimonia.
Sapevi che nel rito civile c’è anche la possibilità di farsi sposare da un amico?
– Le pubblicazioni matrimoniali vanno fissate non prima dei 6 mesi dalla data delle nozze. Informatevi comunque anche nel vostro comune di residenza poiché queste tempistiche possono variare.
– Qualora uno dei due coniugi sia stato sposato le tempistiche per ottenere la documentazione necessaria potrebbero essere un po’ più lunghe, quindi tenetene conto.
– Già con 12 mesi di anticipo è necessario stilare una lista di massima delle persone che vorreste invitare al matrimonio. Partite “larghi”, farete sempre in tempo poi a ridurre il numero o dividere eventualmente gli invitati fra pranzo/cena, sera o semplice partecipazione.
– Cominciate a definire un budget globale per il vostro matrimonio. Suddividetelo nelle varie voci di costo (Banchetto di nozze, fiorista, pasticceria, Musicisti…) e tenetelo sempre aggiornato in modo da controllare i costi e non sforare il budget che vi siete dati.
Questa è una delle fasi necessarie più importanti per organizzare bene il vostro matrimonio.
– Con la lista degli invitati che vorrete al ricevimento cominciate a cercare delle location adatte (ristorante, villa con ristorante, villa + catering…) ed eventuali catering scegliendo in base alle vostre esigenze e a quello che vi piace di più. Valutate non solo i costi ma anche gli spazi, le distanze di percorrenza rispetto a dove si svolgerà la cerimonia ecc…
Nel caso del matrimonio civile non tutte le location (ville o locali) sono abilitati a celebrare la cerimonia in loco. Informatevi presso il Comune dove troverete una lista delle location autorizzate.
– Per le spose è il momento giusto per cercare di immaginare lo stile e il tema del vostro matrimonio. Usate il web, sfogliate giornali e riviste, prendete spunti e provate a pensare ai matrimoni in cui siete stati invitati. Cercate di vedere se c’è uno stile o un tema ricorrente che vi rappresenta e sentite vostro.
11 mesi prima, temi e ruoli.
– In questo mese è opportuno cominciare a scegliere il tema del vostro evento che dovrà poi essere ricorrente e costante in ogni dettaglio.
– Cominciate a definire i ruoli. Riflettete su chi volete scegliere come vostri testimoni di nozze e chiedete loro se hanno piacere ad assumersi questo importante ruolo.
In base a come vorrete impostare la vostra cerimonia potete anche cominciare a prevedere chi potranno essere eventuali paggetti e damigelle.
– Avendo chiaro il tema che volete dare al vostro matrimonio potete cominciare a visitare diversi fioristi facendovi consigliare sulle composizioni più adatte, possibilmente in linea anche cromaticamente con il vostro tema. Fatevi però mostrare anche lavori passati e confrontate i vari preventivi.
10 mesi prima, guardarsi intorno.
– Non più tardi di questo periodo fate una ricerca di fotografi di matrimonio e videomaker professionisti che meglio possono raccontare la vostra giornata. Quelli sono i ricordi che poi vi accompagneranno per il resto della vostra vita.
Valutateli in base al loro stile (che poi rappresenterà il vostro evento) e ai lavori passati, incontrateli di persona per capire come lavorano, confrontarvi e comprendere se può essere realmente la persona giusta per passare del tempo e condividere momenti importanti nel vostro giorno più importante. Informatevi poi ovviamente sui costi e sui loro ulteriori servizi.
– Scegliete il catering o il ristorante fra la rosa che avevate preso in considerazione. Valutate i costi del pranzo/cena, i menù differenti per allergie/intolleranze e alternativa fra carne o pesce (non tutti mangiano tutto). Capite il costo per i menù bambini e se c’è una fascia d’età entro cui non pagano.
Valutate il costo e la quantità del buffet serale se previsto, se c’è un eventuale “ripasso” nelle portate principali, come funziona l’open bar per la sera ed eventuali costi accessori che potreste avere, di tovagliato ecc…
– Nel caso di un matrimonio cattolico informatevi sulle date del corso prematrimoniale (obbligatorio) ed organizzatevi per tempo. Tutte le informazioni a riguardo le troverete parlando con il parroco della vostra parrocchia. In questa occasione potete cominciare a decidere insieme i testi per il libretto della vostra messa.
9 mesi prima, l’idee per il ricevimento.
– Per continuare a organizzare il matrimonio contattando Musicisti o Dj per il ricevimento, ed eventuali professionisti per l’animazione e l’intrattenimento o per il babysitting dei più piccoli per consentire agli adulti di godersi la giornata.
– In questo mese è opportuno per la sposa riuscire ad avere un’idea quanto più chiara dell’abito che vorrebbe indossare, fermo restando che questo verrà comunque confezionato solitamente un paio di mesi prima della data del matrimonio.
8 mesi prima, i professionisti.
– Date conferma ai vari professionisti contattati, fotografo, videomaker, musicisti o dj, animatori e babysitter.
– In base a come volete gestire la giornata create due o tre liste di invitati, una per la sola partecipazione, la seconda per l’invito anche al ricevimento, ed eventualmente una terza se prevedete che una parte degli invitati possa arrivare solo alla sera, magari in occasione del taglio della torta o dopo.
– Se volete cimentarvi potete imbastire un semplice sito online dove inserire man mano tutte le informazioni logistiche relative al vostro matrimonio e le indicazioni per eventuali liste nozze.
Esistono portali gratuiti che vi consentono con molta facilità di creare un sito web di poche pagine per il vostro evento. Fra i tanti vi indico questo portale che vi mette a disposizione diversi temi personalizzabili già pronti: https://it.wix.com/website/templates/html/events/weddings
Ricordatevi poi di indicare l’eventuale link del vostro sito anche negli inviti!
– Contattate diverse tipografie (evitate quelle solo online perchè avrete bisogno di parlare e capire) e fatevi mostrare dei precedenti lavori, toccate con mano i materiali, le carte e le varie finiture per scegliere con consapevolezza come saranno stampati i vostri inviti, i menù, i biglietti, ecc…
Potete valutare anche dei biglietti di ringraziamento qualora parenti o amici stretti non riuscissero ad essere presenti ma che comunque vi hanno inviato un presente. Scegliete i vari layout con il grafico della tipografia o con un vostro grafico (professionista) di fiducia.
– Verificate la validità dei documenti per i viaggi di nozze e, nel caso di passaporti, rinnovateli quanto prima.
7 mesi prima, il viaggio.
– Se prevedete di fare il viaggio di nozze all’estero informatevi su eventuali vaccinazioni.
– Confermate gli ordini dal fiorista scelto.
6 mesi prima, le pubblicazioni.
A 6 mesi dalla data è opportuno cominciare a pensare alle pubblicazioni.
Matrimonio Religioso
– Alla fine del corso fidanzati / prematrimoniale il vostro parroco vi darà uno specifico modulo con cui potrete recarvi in comune e prendere appuntamento per la “Promessa di Matrimonio”. Da questo momento avrete 6 mesi di tempo per sposarvi.
Il comune affiggerà le vostre pubblicazioni per circa 8 giorni.
Matrimonio Civile
– Prendete appuntamento con il Comune per fissare la data delle “Pubblicazioni Matrimoniali”.
– Pensate a come vi recherete in chiesa e al ricevimento. Se desiderate desiderate un mezzo particolare (dall’auto al calesse) valutate un noleggio (con o senza autista).
– Se avete ospiti che vengono da lontano cominciate a prenotare mensilmente le varie sistemazioni (albergo, B&B…) man mano che vi confermano la loro presenza. Valutate anche come si sposteranno gli ospiti che alloggeranno negli alberghi per andare e tornare dalla cerimonia e ricevimento.
Valutate eventualmente anche il noleggio di un bus e, in caso, prenotatelo.
– Contattate l’atelier scelto per l’abito da sposa e programmate la prima prova.
– Nel caso di un abito su misura per lo sposo è opportuno cominciare a valutare diverse soluzioni e farsi prendere le misure.
5 mesi prima, gli ospiti e la lista nozze.
– La sposa dovrebbe confermare l’ordine per il vestito.
– Cominciate a valutare le varie proposte per la luna di miele.
– Ordinate le bomboniere per gli ospiti con particolare attenzione a quelle per i testimoni.
– Definite la lista nozze. Se optate per la lista in negozio dovrete compilarla li. Se optate per il viaggio di nozze basta recarsi in agenzia.
– Definite la lista precisa degli invitati e scegliete i segnaposto e come fare il tableau mariage.
– Confermate il mezzo di trasporto per voi, ed eventuali ospiti.
4 mesi prima, la logistica.
– Confermare la luna di miele.
– Prenotate l’albergo e la camera per la prima notte di nozze.
– Fissare la seconda prova per l’abito della sposa
– Definite le musiche che vorrete alla cerimonia e al successivo ricevimento
– Stilate una serie di informazioni logistiche utili per gli ospiti che arrivano da lontano, come raggiungere il luogo della cerimonia, il luogo del ricevimento ecc…
3 mesi prima, vestiti e accessori.
– Tradizione vuole che lo sposo scelga il bouquet per la sposa
– Lo sposo ordina il suo abito da matrimonio.
– La sposa contatta e sceglie parrucchiere e truccatrice prenotandoli per la data del matrimonio.
– Le fedi nuziali devono essere scelte e ordinate
– Con l’avvicinarsi dei due mesi alle nozze ritirate le bomboniere, inviti, partecipazioni, i libretti e tutto quello che è stato fatto in tipografia o dai vari professionisti.
2 mesi prima, ultimi ritocchi.
– Programmate la prova (solitamente gratuita) del menù al ristorante o catering in modo da valutare i reali prodotti di stagione e la loro disponibilità.
– La sposa può comprare la biancheria intima adatta alla cerimonia e al grande giorno. Prevedete sempre un paio di calze in più.
– La sposa può valutare un eventuale cambio calzature “comode” per affrontare meglio l’eventuale serata
– Contattate una pasticceria specializzata per la vostra torta nuziale e vi consiglieranno al meglio fra le varie opzioni disponibili. Ordinate il vostro Cake Topper (decorazioni, solitamente a forma di sposi) da mettere sopra la torta se scegliete una tipologia “a piani”.
– Verificate di avere tutti gli accessori necessari per gli abiti ed eventualmente procedete all’acquisto (scarpe, gemelli per la camicia, cinture…)
– Provate gli abiti con tutti gli accessori
– Spedite inviti e partecipazioni o consegnateli di persona quando potete
– Consegnate la lista nozze al negozio o attivate la lista viaggi
– La sposa può fissare una prova trucco e acconciatura se rientra negli accordi con i rispettivi professionisti.
1 mese prima, le conferme.
– È il momento per la sposa per la prova trucco, acconciatura e abito.
– Lo sposo o i testimoni ritirano le fedi nuziali.
– Confermate con Musicisti o DJ i brani da suonare durante cerimonia e ricevimento.
– L’abito dello sposo deve essere ritirato.
– Definite i dettagli della giornata: quando e dove verranno consegnati i fiori, l’automobile, la carrozza e quando le cose saranno portate nel luogo del ricevimento (confettata, bomboniere, segnaposto…)
– È il periodo giusto per organizzare (o farvi organizzare!) il vostro addio al celibato e addio al nubilato.
– Contattate gli ospiti che non vi hanno ancora dato conferma fino e non oltre ad una settimana – dieci giorni prima del matrimonio.
– Confermate il numero esatto degli invitati al ristorante prestando attenzione che il numero confermato non sia inferiore al numero garantito a contratto o in fase di quotazione. Potrebbero verificarsi infatti casi in cui ristorante e catering richiedano comunque il pagamento per il numero di invitati garantito e non effettivo.
– Definite la disposizione degli invitati nei tavoli ed ordinate il tableau mariage. Diversi ristoranti e catering forniscono anche questo servizio, in alternativa preallertate il vostro grafico o tipografo di fiducia.
2 settimane prima, niente panico.
– Definite gli ultimi segnaposti.
– Ultimate il Tableau mariage.
– Ritirate in agenzia i documenti necessari per il vostro viaggio di nozze.
– Richiedete conferma degli orari a tutti i vostri fornitori: dal fotografo al fiorista, dal DJ al catering.
– Organizzate il trasporto in loco dei vari materiali e verificatene l’arrivo e lo stoccaggio.
– Se non li avete ancora, andate a ritirare gli abiti e fate un’altra prova.
– Segnate in un promemoria soldi e acconti da dare ai vari professionisti, fornitori e catering.
– Pensate a riso (meglio quello che non lascia segni di amido sui vestiti!), coriandoli, festoni ecc…
– Date disposizioni a catering o ristorante sull’organizzazione dei tavoli e indicategli in maniera inequivocabile chi ha intolleranze alimentari o ha scelto un menù differente.
1 settimana prima, farsi belli.
– Prendete appuntamento dall’estetista per i servizi di bellezza (Ceretta, manicure, pedicure, viso, ciglia e sopracciglia…).
– Preparate un kit per il trucco da affidare ad una vostra persona di fiducia per il giorno del matrimonio.
– Completate il Tableau Mariage assegnando e sistemando i posti degli invitati.
– Preparate la valigia per il viaggio di nozze.
3 giorni prima, l’abito da sposa.
– L’abito da sposa deve essere ritirato o consegnato.
– Affidate le fedi a uno dei testimoni affinchè le porti in chiesa o dove si svolgerà la cerimonia.
1 giorno prima, allestimenti.
– Preparate tutto il necessario per affrontare i pagamenti che andranno fatti ai fornitori il giorno stesso del matrimonio o, in alcuni casi, il giorno successivo (solitamente il ristorante).
– Portate al luogo del ricevimento le bomboniere, i menù, eventuali allestimenti, il Tableau Mariage ed altri materiali necessari durante il ricevimento e serata.
Ci siamo!
– Oggi si ha l’appuntamento con Parrucchiere e Make Up Artist.
– I fiori vengono consegnati e non c’è altro da organizzare per il matrimonio.
– Il fotografo arriva a casa della sposa solitamente almeno 3 ore prima della cerimonia.
– Godetevi il vostro giorno.
Qualche giorno successivo
– Ricordatevi di inviare eventuali ringraziamenti a chi non ha potuto esserci, vi ha fatto gli auguri o vi ha inviato un regalo.
– Consegnate la bomboniera a chi non è riuscito ad essere presente al vostro matrimonio o vi ha inviato un regalo.
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Stefano Paladini è fotografo di matrimonio a Treviso, Venezia, Padova e provincia, con base a Preganziol. Realizza servizi fotografici matrimoniali con un reportage artistico senza pose spostandosi in tutto il Veneto e in Italia.
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